【就活メール】返信方法からお祈り対策まで 完全攻略!!

2020年6月8日

この記事を読むのに必要な時間は約 8 分です。

就活メールとは?

就活においての企業とのメールのやりとりを総称して「就活メール」と言います。具体的には、面接の日程調整や日程変更・選考結果に対しての返信・内定承諾の返信など、さまざまなシチュエーションで用いられます。

今回は、送信の際に不安になりがちな就活メールの返信マナーや、お祈りメールでのメンタル自己管理法についてまとめてみました。是非最後までご覧下さい。

就活メールでのマナーと注意点

いざメールを送るとなると、「言葉遣いは間違ってないか」「今送って良いのか」など気になってしまいますよね。メールを作成し、送信するにあたってどのようなことを注意すれば良いのでしょうか?企業側の視点も合わせて解説していきます。

文章で気をつけるべきマナー

ビジネス用語を使う

当たり前のことですが、敬語かつビジネス用語を使い文章を作成しましょう。

ビジネス用語は実際に働いていないとなかなか覚えづらいのですが、最近では書物やアプリ等で学べる環境があるので、是非利用しましょう。以下にビジネス用語やマナー、敬語を手軽に学べるアプリをいくつかピックアップしています。

グロービス-MBA用語集(ビジネス用語)

②あなたは大丈夫?知らないと恥ずかしいビジネスマナー(ビジネスマナー)

③正しい日本語!できる大人の美しい言い回し!

※iOS限定のアプリです。

誤字脱字に気をつける

送信する前に必ずケアレスミスがないかを確認しましょう。

誤字脱字をする要因は間違いなく″確認不足″です。信用・信頼をなくす原因となりますし、最悪の場合選考から外されてしまう可能性もでてきます。

<ポイント>

・時間置いて再確認する
・他の人に読んでもらう

などと対策をしてつまらないミスをしないようにします。

書いた文章を″客観視″し、誰が見ても分かりやすく、″見やすいメール″を作成しましょう。

返信のタイミングで気をつけるべきこと

メールの内容だけでなく、返信のタイミングも意外と意識したいポイントです。
例えば深夜にメールを送信すると、人事はどう感じるでしょう。

少なくともプラスに働くことはありませんね。

できるだけ早く返信する

特に面接等のスケジュール調整に関わるメールは直ぐに返信しましょう。企業側は他の就活生との兼ね合いも見て日程調整をする訳ですから、返信が遅ければその分影響が出てしまいます。相手方の気持ちを考えて行動しましょう。

<ポイント>

・メールの通知をオンにする
・「毎日何時に受信ボックスを開くか」を決める(朝9:00、昼12:00、夕17:00など)

即レスは社会人でのマナーでもあります。仕事において返事が遅いとそのせいで全体の進行を妨げる可能性すらあるからです。

営業時間内(勤務時間)に返信をする

「早く返信するべき」言っても、前述した通り何時でもいいという訳ではありません。あまりに朝早く/夜遅くにメールを返してしまうと、生活リズムの悪い・自己管理能力の低い人間と見られてしまう可能性もありますので、早朝や深夜の返信は避けましょう。

<ポイント>

・生活リズムを正す
・企業の営業時間を調べる

就活メールでの質問や返信のテクニック

次に、メールを作成する際の順番にそって各ポイントを見ていきましょう。こちらの章の最後に企業側に質問する場合のメールの例文を記してありますので、是非参考にしてみてください。

1.件名は分かりやすく

企業には毎日多くの就活生からメールがとどきます。そのため、″一目で要件を理解出来る件名であること″ が望ましいでしょう。

<ポイント>

・件名は変えない
・Re.は残す(多くなりすぎたら少し消す)
・質問事項がある場合、先頭に<お伺い>や<ご質問>などと入れる
・学生からの要望がある場合、先頭に<ご確認>や<お願い>などと入れる(ex.面接の日程調整の希望)
・最後尾に<大学名・名前>を書く

2.宛名を入れる

宛名がないというのはとても″無礼″です。

また、企業側は「自社に送られてきたものなのか?」と疑念を持ってしまい見てもらえない可能性もあります。ですから必ず宛先は入力しましょう。

<ポイント>

・企業名を間違えないようにする⇒ホームページからコピーして貼り付ける
・部署名や担当者が分からない場合⇒「採用ご担当者様」と書く
・(株)はNG!⇒株式会社と略さずに書く

3.あいさつ

文頭には必ず挨拶を入れましょう。日本独特の慣習で煩わしいと思うかもしれませんが、少なくともマイナスに働くことはないでしょう。

<ポイント>

1回目⇒「お世話になります」
2回目以降⇒「お世話になっております」

4.文章内容は分かりやすく簡潔に

一文が長くだらだらとしたものや、接続詞が多い文面は非常に読みづらい上に、要件が直ぐに把握出来ません。

「結局何が言いたいの?」とならない為にも、ポイントを絞り明確に伝えるよう心がけましょう。

<ポイント>

・一文を短くする
・改行を上手く利用しビジュアル的にも見やすく意識

5.締めのあいさつ

文頭の挨拶と同様、文末にも挨拶を入れるべきです。こちらもあるのとないのとでは与える印象が全然違います。

<ポイント>

「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」
「お忙しい中大変恐縮ですが、ご対応頂ければと思います。」

6.署名

文末に、名前・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。

「ー」などの線を用いて区切りましょう。

<質問事項がある場合のメール例>

件名:<ご質問>エントリーシート作成の件について<就活大学・就活 太郎>

〇〇株式会社
人事部人事課
〇〇様
お世話になります。
就活大学 就活学部 就活太郎と申します。
この度、貴社の選考にエントリーさせて頂きたく思っております。
つきましては、貴社のエントリーシート作成に際し、疑問点が3点あったためご連絡させて頂きました。
お忙しい中大変恐縮ですが、ご対応頂ければと思います。
① (質問事項記載)
② (質問事項記載)
③ (質問事項記載)
何卒、宜しくお願い申し上げます。
--------------------------------------
就活 太郎
就活大学 就活学部 就活学科
〒111-1111
東京都〇〇区〇〇1丁目1番1号
電話:070-1111-1111
Mail:〇〇〇〇@〇〇〇〇.ac.jp
--------------------------------------

参考: https://www.google.co.jp/amp/s/shukatsu-mirai.com/archives/80309/amp

まず、質問(ポイント)がいくつあるのか?を伝えます。

その次にその質問内容が明確に分かるように改行や番号をふって見やすく工夫します。

質問事項は、「伝えるべきことか否か」を自分の中で明確化し、端的に分かりやすく書きましょう。

実際メールを作成するとなると、難しくて書き出せない方には「就活メール」を使うすることをオススメします。このアプリには、就活メールのテンプレが19個も収録されており、シチュエーションも豊富です。

就活メールテンプレ-Wantedly

上記の他にも、就活に役立つオススメのアプリはこちらで紹介しています。


「みんな辛い」就活お祈りメール

不採用通知、いわゆる″お祈りメール″は就活において付き物です。

不採用を認識したと同時に、「今までの努力は何だったのか?」と絶望感や喪失感を抱いてしまいます。
ただ、実際その努力は無駄だったのかと言われたら「無駄ではない」と断言できます。

なぜなら、″受かるために努力した″という事実は何にも変え難い″功績″であり、何より自己成長に繋がることであるからです。

とは言っても、そう簡単に立ち直ることが出来ないのが″お祈りメール″の厄介なところです。

ではどのようにお祈りメールに対処すれば、前向きに就活を進められるのでしょうか?

就活お祈りメールへの対処法

お祈りメールは辛いもの。返信したところで結果は変わらないし、気にするだけメンタル的にもマイナスです。この章ではお祈りメールに対する返信の必要性やメンタル対処法をご紹介します。

そもそもお祈りメールへの返信は必要か

返信は不要です。

返さなかったからといって、評価が上がることも、下がることもありません。ですから、もし、「返信する目的が明確にある」のであれば返信をしても問題はありません。

しかし、不採用であった企業に執着しすぎるのは、前進する(他の就活をする)うえでは、大きな妨げとなるのでやめましょう。就活において、「お祈りメール」はつきものです。

ではどのようにしたら「お祈りメール」とうまく付き合いつつ、安定した就活ライフ送れるのでしょうか。

メンタル対処法

<マイナスな考えを捨てる>

「認められなかった」「やっぱり自分は駄目な人間だ」と悲観的な気持ちになってしまうのは痛いほどよく分かります。しかしそこで立ち止まっていては先へ進むことはできません。そのためには、不採用を″ポジティブ″に捉える必要があります。

「落ちたのは必然で、入社するべき企業ではなかった」「自分にはもっと合ういい企業があるはずだ!」などと割り切り、次の企業へ向けて前進しましょう。

<就活生の友達と共有する

お祈りメールが来ているのは自分だけじゃないはずです。仲の良い友達にお祈りメールが届いたことを話しましょう。

同じような境遇の人が居るというこを再認識するとともに、仲のいい友達に不安やストレスを打ち明けることで、正常なメンタルを保つことが出来ます。

お祈りメールには返信不要。縁がなかったと割り切って次へ

いかがでしたでしょうか。

企業へのメール本文は敬語やマナー、ビジネス用語など意識するべき項目が多い上に送信するタイミングも失礼ないよう配慮する必要があることが分かりました。一方で、本文についてはテンプレートアプリがリリースされているように、ある程度定型文というものが存在するため、参考にできる情報は山のようにあります。メール一つであなたの知能や礼節が判断されてしまうこともあるため、できるだけ無難に、丁寧にメールを作成するよう心がけましょう。

また、お祈りメールについてはあまり執着せず、割り切って対処し常に前を向いて就活に挑みましょう。