【ご存知ですか?】就活電話の折り返し方法。あなたのマナーが試されます!

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企業からの電話に都合が悪くすぐに電話に出られず、電話を折り返す場面があると思います。
そのようなときに、正しく電話をかけることができていますか?
折り返しの電話の時、実は企業からあなたの社会人としてのマナーを試されているのです。

  • そもそも就活電話は折り返すべきなのか?
  • 折り返しの時はどうしたらいいのか?

このような悩みを持っている人のために、今回は電話を折り返す際のポイントや必要となるスキルを紹介していきます。
就活電話の折り返しに関する具体的な例文も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

この記事を読むメリット

・就活電話の具体的な折り返し方を把握できる

面倒くさがらず自分から電話を折り返す

そもそも「企業からの電話は折り返すべきなの?」と感じている人も多いと思います。
確かに、折り返し電話をかける行為は面倒くさく感じるかもしれません。

しかし、企業側へ折り返しの電話をかけることは就活での基本事項になります。
折り返し電話をしないことで、企業側も迷惑になりますし、あなた自身の印象もマイナスになってしまう可能性があります。

応募した企業からの着信履歴があったときには、できるだけその日のうちに折り返すようにしましょう。
また、普段あまり携帯を触らないという人も、就活中はできるでけ素早く連絡が取れるように定期的に確認をするように心がけると良いでしょう。

電話を折り返した時点であなたのビジネスマナーが試される

上記では、就活電話には折り返しをすることの重要性をお話ししましたが、ただ折り返すだけでは企業から好印象を持たれません。

折り返しの電話をする際に守るべきマナーや気をつけるべきポイントがあるのです。
つまり、そのマナーなどを押さえておかなければ、企業に折り返し電話をしたとしても意味がないのです。

折り返し電話をした時点で、あなたのビジネスマナーが試されているということを覚えておきましょう。

折り返し電話で注意すべき3つのポイント

折り返しのマナーはいくつかありますが、今回は特に気をつけるべきポイント3つを解説します。

企業へ折り返しの電話をしなければいけない場面に備えて、しっかり覚えておきましょう!

①留守電やメールがきてないか確認する

就活電話の折り返しで注意するべきポイント1つ目は、「留守電やメールが来てないか確認する」です。 企業からの不在着信に即対応することはとても大切です。

しかしながら、留守電やメールが来ているのにもかかわらず、確認せずに折り返すというのは逆に失礼です。 電話を折り返しかける前に、留守電やメールなどのチェックを徹底し、失礼のないようにしましょう。

確認した際に、まずは用件を理解して、簡単に内容をメモにまとめておくと電話でも混乱することなく対応できるはずです。 企業への電話に、相手側が出られなかった場合はメールなどでメッセージを送っておくと親切です。

また、確認した留守電やメールで「折り返し不要」と伝えられる場合がありますが、その場合、折り返しの電話をしないようにしましょう。

②基本的に土日にかけ直すのはNG

就活電話の折り返しで気をつけるべきポイント2つ目は、「基本的に土日にかけ直すのはNG」です。 就活電話の折り返しは、基本的にかかってきた当日中に折り返すことが大切です。

しかしながら、気づいた時間が金曜日の夜という場合もあります。
その場合は、週末に電話をするのではなく、週明けに折り返しの電話をするようにしましょう。

基本的に土日は休みの企業が多いため、営業日以外の電話は相手側に迷惑をかけてしまう場合があります。
週明けの月曜日などに改めてかけ直すようにしてください。

その際、メールで担当の方に名前と電話があったこと・折り返しの連絡を何時にするかなどを伝えておくと親切だと思います。 また、平日に折り返す際も以下の時間帯は可能な限り避けましょう。

始業時間(〜10時ごろ) 一般的なお昼休みの時間(12時〜14時ごろ) 就業時間(16時〜18時ごろ) もし、確認した留守電やメールに電話対応可能な時間が書かれている場合は、上記の時間に当てはまっていたとしても折り返してかまいません。

時間指定がない場合は、上記の時間帯を避けて折り返すと、相手にも対応してもらえるでしょう。

③周りが静かな場所でかけ直す

就活電話の折り返しで気をつけるべきポイント3つ目は、「周りが静かな場所でかけ直す」です。 早く折り返そうとして、外出中であるにもかかわらず、そのまま外から折り返しの電話をかけてしまう人がいるかと思います。

そのような周りが騒がしい状況で電話をかけると、相手の重要な話を聞き逃してしまったり、相手に何度も聞き返してしまったりします。 また、電波の良い環境で折り返し電話をすることも大変大切なことなので徹底しましょう。

電波が悪いことで、電話が途切れてしまうことがありますので、静かな場所かつ電波の良い場所を選びましょう。

総じて言えることとして、企業側の担当者視点に立ち、よりスムーズな会話ができるように心がけることが重要です。

【サンプル】実際の就活でありがちな折り返し電話

では、実際の就活現場でありがちな折り返し電話をみていきましょう。

①挨拶

  • お世話になっております。
  • お忙しいところ恐れ入ります。
  • こんにちは。

②名前

  • 〇〇大学の〜〜と申します。
  • 私、〇〇大学の〜〜と申します。

③用件

  • 先ほど、採用担当の△△様からお電話をいただいたので、連絡いたしました。
  • 〇時頃にお電話があったので、ご連絡させていただきました。

④取り次ぎをお願いする

  • 恐れ入りますが、〇〇部の△△様をお願いできますでしょうか?
  • △△様はいらっしゃいますでしょうか?

⑤電話に担当者が出た時

  • △△様、お忙しい時間帯に恐縮です。私、先ほどお電話をいただいた〇〇大学の〜〜と申します。
  • お世話になっております。私、〇〇大学の〜〜と申します。先ほどお電話をいただいていたので、ご連絡させていただきました。

⑥お詫びまたはお礼

  • 先ほど電話をいただいたのですが、すぐに出ることができず、申し訳ありません。
  • 先ほどはお電話ありがとうございました。

⑦要件を復唱
場所など重要事項を言われた際は、その後にそのまま復唱しましょう。

⑧挨拶

  • お忙しいところ、ありがとうございました。
  • お忙しい中ご連絡いただきありがとうございました。

それぞれの挨拶の後に「では、失礼いたします。」といって電話を切りましょう。

就活電話では「対人スキル」が重要

就活電話では、マナーが試されていますが、それと共に対人スキルも見られています。
対人スキルとはつまり、その人のコミュニケーションスキルのことを指します。

企業に対人スキルがあると思われるためにも、就活電話では以下のことに気をつけましょう。

  • 明るく少し高めの声でハキハキと話す
  • 電話の重要な内容では復唱する
  • 折り返しの電話の際は謝罪も入れる

以上のような内容に加え、就活電話そのもののマナーもしっかりしておくことで、対人スキルがあることをアピールできます。

なお、対人スキルに関しより詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

まとめ

今回は、就活電話の折り返し方を解説してきました。

選考に応募した企業からの不在着信を面倒くさいと感じる方もいらっしゃるかとは思いますが必ず折り返し電話をするように徹底しましょう。

選考を受けている企業の担当者へ折り返し電話をする際も、就活電話のマナーを知らずに折り返してしまうと、企業からマイナスな印象を持たれてしまいます。

企業に良い印象を与えるためにも、事前に就活電話のマナーを知って行動しましょう!